Kursus i håndtering af flow i sundhedsvæsenet

Hvordan får vi vores borger- og patientforløb i og mellem kommuner og hospitaler til at hænge bedre sammen?

Sundhedsvæsenet er tiltagende under pres. Ikke pga. manglende penge, men på grund af manglende hænder. Og denne kapacitets udfordring, ser ikke ud til at kunne løses indenfor kort tid. Både kommuner og regioner oplever hermed udfordringer med at levere tilstrækkelig pleje og behandling til tiden. Denne udfordring har store konsekvenser for arbejdsmiljø og trivsel af personale men har også potentielt store konsekvenser for borgernes patientsikkerhed.

Flow på hospitalerne = Sammenhængende forløb for patienter

Så hvordan kan vi sørge for at få så meget som muligt fra hånden, med de hænder der er? Hvordan kan vi organisere patientforløb på hospitalerne mere smidige, hvor vi bruger de rette kompetencer på det rette sted? Kan vi være kreative i forhold til arbejdsfordelingen? Samtidig ved vi at patienter oplever spild i form af især unødvendig ventetid og også oplever manglende værdi af fx rutine kontroller eller dårlig koordination mellem sundhedsprofessionelle.

Manglende sammenhæng giver spild og manglende værdi for patienter, men giver også risici i forhold til patientsikkerhed og frustrationer ved personalet. Personalet kan ofte godt se når hele eller dele af patientforløb er indrettet uhensigtsmæssige, med arbejdsgange som giver forskellige former for spild og utilfredshed ved borgere og patienter, men har ikke altid nok ressourcer eller viden om forbedringsmetoder til at gennemføre forbedringer.

Nogle af de kendte flow-problematikker på hospitalerne er fx overholdelse af Udrednings og Behandlings Garantien (UBG) især efter covid-19, overbelægning af patienter på sengeafdelinger pga. for langsom udskrivelse af patienter (’hvalen’) eller fx aflysning af operationer (se eksemplet nedenfor).

Udrednings- og behandlingsgaranti (UBG)

Udredningsretten giver patienter ret til at blive undersøgt og udredt inden for 30 dage, når de henvises til et sygehus. Pga. covid-19 har udredningsrettet været suspenderet, men den er genindført igen, hvilket betyder at hospitalerne skal afvikle en stor pukkel af patienter der venter på en operation. Flowstrategier kan bl.a. bruges til at planlægge ressourcer på en realistisk måde med udgangspunkt i både minimalt spild i ventetid for patienter og ressourcer af medarbejdere.

Overbelægning af patienter på sengeafdelinger (’hvalen’)

Hvis færdigbehandlede patienterne ikke udskrives inden de nye patienter indlægges, opstår der overbelægning, med fx patienter der ligger på gangen. Overbelægning er kendt for at øge risikoen for patientsikkerhedsproblemer og frustrationer ved både patienter og personale. Flowstrategier kan bl.a. bruges til at analysere arbejdsgangene og til at bidrage til bedre koordinering mellem de aktiviteter af de forskellige faggrupper der er involveret i patientforløbet.

Flow i kommunerne = Sammenhængende forløb for borgere

Når vi taler om flow i sundhedsvæsenet, tænker mange nok på flow på akutsygehusene, men flow er også relevant i mange kommunale forløb. I kommunale forløb kan vi i højere grad tale om sikre og effektive borgerforløb. Når man ser borgerens forløb som ét samlet forløb, er der mange elementer, der kan påvirke borgerens forløb negativt, f.eks. samarbejde på tværs af sektorer eller områder, eksisterende arbejdsgange og retningslinjer og uvished om antallet af borgere. På kurset får I redskaber til hvordan I kan arbejde med forløbet som et samlet borgerforløb og derved kan gøre borgerforløbene sikre for borgere og effektive, så ressourcerne bruges bedst muligt.

Nogle af de kendte flow-problematikker i kommunerne er f.eks. ventetid til genoptræning eller forløb på rehabiliteringscentre/midlertidige døgn pladser.

Ventetid til genoptræning

I 2018 blev loven om ventetid til genoptræning efter udskrivning fra sygehus ændret, så der nu maksimalt må gå 7 kalenderdage fra henvisning til at opstart af genoptræning. Tidligere projekter har vist, at en udfordring f.eks. var tiden fra modtagelse af henvisning til indkaldelse af borgeren – en arbejdsproces, der involverede et stort antal af faggrupper. Flowstrategierne kan bl.a. bruges til at identificere arbejdsgange, hvor der opleves stor ventetid mellem faggrupper og kan give inspiration til at lave de nødvendige ændringer.

Forløb på rehabiliteringscentre/midlertidige døgnpladser

Borgere har nogle gange behov for et ophold på et rehabiliteringscenter, f.eks. efter en indlæggelse. Mange kommuner har en standard for hvor lange ophold på rehabiliteringscentrene kan være f.eks. 21 eller 28 dage og mange kommuner oplever udfordringer med at overholde denne standard. Udfordringen kan skyldes manglende fremdrift i rehabiliteringen, ventetid på en plejehjemsplads eller ventetid på at borgeren kan komme hjem i eget hjem. Flowstrategierne kan f.eks. bruges til at skabe et overblik over borgerens forløb på rehabiliteringscentrene og til at skabe koordinering mellem de mange aktører, der er involveret i borgerens forløb.

Dette kursus fokuserer lige præcis på at lære hvordan et eksisterende borger- og patientforløb kan forbedres ved at analysere det nuværende forløb ud fra borgernes og patienternes behov og værdier, designe et mere sammenhængende forløb og anvende de forbedringsmetoder der gør det muligt at afprøve og implementere det nye forløb. Vi anvender Forbedringsmodellen (MFI) og eksisterende, afprøvede forandringskoncepter der fokuserer på at indrette borger- og patientforløb mere hensigtsmæssige og hermed både imødekommer borgernes/patienternes ønsker, men også personalets trivsel. Koncepterne vi bruger, kommer både fra litteraturen og vores egne projekter.

Et eksempel af et forbedringsprojekt fra Aalborg Universitets Hospital

Et godt eksempel på en forbedring af et patientforløb med en samtidig bedre udnyttelse af kapaciteten, er operationsforberedelse på Ålborg Universitets Hospital. Hvor operationspatienter før blev indkaldt samtidig om morgenen – selvom deres operationstid lå senere på dagen – bliver patienter nu indkaldt til differentierede ankomsttider, tættere på deres operationstid. Derudover bliver patienter nu indkaldt direkte til operationsafdelingen i stedet for sengeafdelingen og bliver de patienter der kan, bedt om at klargøre sig selv hjemmefra (fx ved at bruge klyx). Seriediagrammet nedenunder viser at ventetiden er faldet fra 252 minutter (baseline) til 200 (prikkerne viser ventetid for hinanden følgende patienter, hvert nummer med tilhørende prik er én patient). Faldet i ventetid indikeres med den faldende orange linje (medianen) og giver udtryk for en velvarende forbedring, selvom der fortsat kan være et enkelt målepunkt der udtrykker lang ventetid for en enkelt patient. En reduktion af 55 minutter (21% af patientens ventetid) og ventetiden for de sidste elve patienter indikerer at ventetiden er fortsat faldende og der snart formentlig kan defineres en endnu lavere median (ved anvendelse af SPC-reglerne). Dette projekt er et godt eksempel på hvordan både patienternes og personalets tid bruges mere effektivt: Patienter venter kortere, samtidig med at personalet har et mindre tidsforbrug til samme opgaver end før og derfor kan bruge tid til andre opgaver. Det giver højere tilfredshed blandt patienter og bedre trivsel hos personale.

Selvom der er nogle stærke ligheder mellem udfordringer i kommunerne og regionerne angående tilrettelæggelse af borgere- og patientforløb, er der også nogle forskelle. Afhængig af hvor deltagerne kommer fra, vil vi dele deltagerne op i grupper, så de foreslåede løsninger til deltagernes udfordringer bliver så skræddersyet som muligt.

Kurset er til dig, der:
Arbejder med at tilrettelægge udredning og behandling i sundhedsvæsenet og har brug for viden om og værktøjer til at reducere ventetid og variation, lave bedre prognoser samt øge effektiviteten, forudsigeligheden og afstemningen mellem kapacitet og efterspørgsel (demand-capacity management).

Med kurset i flow kan du:
– forstå det nuværende system med udgangspunkt i flowstrategier
– lave robuste ændringer med udgangspunkt i flowstrategier

Ved at arbejde med optimering af flow kan du være med til at:
– forebygge at patienterne og borgerne venter unødigt
– skabe et sikkert patient- og borgerforløb på forskellige niveauer i organisationen
– sikre at sundhedspersonalet ved, hvordan de skal reagere, hvis der opstår unødig ventetid
– fokusere på forudsigelighed og medvirke til læring fra de tilfælde, hvor flowet ikke fungerede, som det skulle

Uddannelsens opbygning
Kurset består af 4 webinarer á 3 timers varighed. Webinarerne afholdes på Microsoft Teams med ca. 2 ugers mellemrum.

Pris
3.600 kr. ekskl. moms.

Yderligere information, herunder opstart af kommende hold
Ved spørgsmål vedrørende det faglige indhold af uddannelsen, samt information om opstart af kommende hold, kan du kontakte chefkonsulent Arjen Peter Stoop på mail  aps@patientsikkerhed.dk